Dokumenthåndtering – arkivering på gammeldags facon nej tak!

Når jeg tænker tilbage på min uddannelse tænker jeg på stakker af papir der ligger på bordet og flyder. Jeg kan huske hvor lang tid jeg brugte på at hjælpe mit praktiksted med at, arkiverer dokumenter såsom fakturerer, breve, kontrakter. Dokumenter der skulle være let tilgængelige for alle medarbejder i virksomheden. Det var derfor meget vigtigt at de enkelte dokumenter blev sat i de rigtige mapper og faneblade. Var uheldet ude og var jeg kommet il at placerer papiret forkert så var helvede løs. Det var svært at finde frem til papiret igen og jeg kunne derfor bruge lang tid på at løse problemet. Arkivering var derfor ikke en opgave jeg tog imod med kyshånd, jeg kendte jo godt til konsekvenserne hvis uheldet var ude. Det ville give mig overarbejde og sure kollegaer. Men opgaven skulle jo løses og jeg var den optimale at bruge til formålet – jeg var jo gratis arbejdskraft.

I dag er situationen heldigvis en hel anden! I dag finders der en meget nemmere metode at holde styr på alle sine dokumenter – Dokumenthåndtering i elektronisk form! Jeg ved at min gamle praktikplads har anskaffet sig et sådan system – M-Files hos EDH Technology. Og jeg ved også at alle medarbejderne er lykkelige over at virksomheden har valgt at investerer i sådan et system. Det giver nemlig dem en nemmere hverdag, hvor de daglige arbejdsrutiner glider meget nemmere. Nu skal de ikke bruge deres dyrbare tid på at forlade deresstol, gå igennem bygningen for at finde frem til et enkelt dokument. Nu kan de, siddende på deres stol, finde frem til faktura nr. 501235 blot ved at indtaste nummeret og tryk på søg. nemmere og hurtigere kan det ikke gøres!

 

 

elektronisk-dokumenthaandtering-m-filesDokumenthaendtering

You must be logged in to post a comment.